Del documento que entra al expediente que se puede auditar
La mayoría de las entidades no tienen un problema de archivo: tienen un problema de trámite. El documento se guarda, sí, pero nadie sabe en qué paso va, quién lo tiene ni desde cuándo. Aquí radicar, tramitar y archivar son la misma cosa.
Ver un trámite de punta a puntaTodo lo que entra queda radicado y con dueño
- Radique desde la bandeja, o deje que un formulario público lo haga por usted
- Un buzón de correo se lee solo y convierte cada mensaje entrante en un radicado del proceso que usted defina
- Etiquetas de la empresa y personales, con el conteo de pendientes de cada una
- Quien radicó puede seguir su trámite desde fuera, sin llamar a nadie
Cada documento va empujado por un proceso, no por un correo
- Una tabla de flujo donde cada regla es una tarea y cada condición dice a qué regla pasa
- Responsable, tiempo y costo definidos tarea por tarea
- Condiciones que exigen comentario o adjunto antes de dejar avanzar
- Una condición puede finalizar el trámite o saltar a otro proceso
- Los tiempos se cuentan sobre el horario laboral de la entidad, no sobre horas corridas
El archivo, ordenado como está ordenada la entidad
- Carpetas por empresa del grupo y por dependencia
- Series documentales y subseries para clasificar por tipo y por asunto
- Los archivos de un radicado, agrupados con los datos de ese radicado
- Favoritos, papelera y búsqueda por nombre de archivo
- Comparta un archivo por enlace, o exporte en lote y descargue después
Y lo que casi nadie resuelve
El papel que sigue existiendo
Bodegas con su dirección, estantes dentro de ellas y cajas en los estantes. El expediente digital sabe en qué caja está el original.
Reportes de gestión
Días de trámite por proceso, eficiencia por persona, cuellos de botella y días de atraso.
Salidas sin pedir permiso a nadie
Exportación a Excel de cualquier vista con sus filtros, y descarga en PDF de los formularios diligenciados con el logo de la entidad.
Preguntas frecuentes
¿Esto reemplaza el archivo físico?
No lo reemplaza: lo ubica. Los documentos nuevos nacen digitales, y del papel que ya existe se registra en qué bodega, estante y caja está, de modo que el expediente digital apunte al original.
¿Series y subseries son una tabla de retención documental?
No. Son una clasificación de dos niveles: la serie es el tipo documental y la subserie es el asunto, y sirven para ordenar el repositorio y los radicados. No manejan tiempos de retención ni disposición final.
¿Se puede radicar lo que llega por correo?
Sí. Se configura un buzón y las reglas que decidan qué proceso dispara cada mensaje. Desde ahí el correo entra como un radicado más, con su responsable y sus tiempos.
¿Hay que programar algo para montar un trámite?
No. El formulario y el proceso se configuran desde el navegador, y quien los arma no necesita conocimientos técnicos.
En una cooperativa o un fondo de empleados el expediente casi siempre es el del asociado. Vea los trámites del sector solidario.
Traiga el trámite que más le duele
Lo montamos delante de usted: el formulario, el proceso que dispara y el expediente que queda.