Los trámites de un asociado, de la vinculación a la asamblea
Vincularse, pedir un crédito, firmar el pagaré, solicitar el auxilio educativo, votar en la asamblea. Son trámites distintos y siempre es la misma persona. Hoy casi todos terminan en un correo, una carpeta compartida y un archivo de Excel que alguien cuadra a mano.
Ver estos trámites funcionandoCuatro trámites que toda entidad solidaria repite
Cambian el formato y las firmas, pero debajo siempre son lo mismo: alguien llena algo, alguien lo aprueba y alguien tiene que poder demostrar después qué pasó.
Vinculación del asociado
El aspirante diligencia el formulario desde donde esté, la plataforma coteja su documento de identidad y la consulta en listas restrictivas queda hecha y guardada dentro del mismo trámite.
Cómo funciona la consulta en listasCrédito, pagaré y garantía
La solicitud entra a un proceso con sus aprobaciones, y el pagaré con carta de instrucción se firma electrónicamente. De cada firmante queda la evidencia de quién era y cómo se comprobó.
Ver la evidencia que queda de una firmaAuxilios y beneficios
El asociado pide el auxilio educativo, la boleta o el bono desde el propio formulario. Se abre el radicado, alguien asigna o rechaza, y el inventario se mueve solo.
El circuito completoVotaciones de asamblea
Una tarjeta de votación dentro del formulario, con la opción de que el voto sea anónimo y con los resultados y la participación calculados solos.
Cómo se vota y qué se veLa plataforma sabe qué es un asociado
No es un formulario genérico al que hay que explicarle todo. Los campos de entidad solidaria vienen con el sector adentro.
- Es asociado, asociado activo, fecha de ingreso y fecha de retiro como campos propios, no como una pregunta de texto libre
- Asistió a la última asamblea, estrato, escolaridad, estado civil, ocupación, rango salarial y mujer cabeza de familia
- Un campo llave: el asociado digita su identificación y lo que la entidad ya sabe de él se llena solo
- Un límite de cuántas veces la misma persona puede diligenciar el formulario, por cada tantas horas, días, semanas o meses
- Todo lo que se capta se explora, se agrupa y se exporta a Excel con los filtros puestos
Si su entidad trabaja con Balancoop
La plataforma se conecta y consulta desde aquí los asociados y los productos de la entidad, con el perfil de cada asociado: sus beneficiarios, sus hijos, sus cargos, sus productos y su historial.
Se habilita por entidad, con las credenciales que nos entregue quien administra ese sistema.
Del auxilio pedido al bono redimido
Es el módulo que casi ningún software de procesos trae, porque casi ningún software de procesos se hizo para una entidad que le entrega cosas a sus asociados.
- Paso 1
El asociado pide
Un campo de solicitud de beneficio dentro del formulario. Usted decide si muestra todos los productos o solo algunos, si pide cantidad y con qué mínimo y máximo, y si le oculta las existencias a quien diligencia.
- Paso 2
Se abre el radicado
La solicitud no queda en una bandeja aparte: entra al trámite con su proceso y su responsable, y se ve desde el radicado como una pestaña más.
- Paso 3
Alguien asigna o rechaza
Con su punto de redención y el correo al que se confirma. Si el radicado trae varias solicitudes, el correo consolidado espera a que se resuelvan todas, en vez de salir incompleto.
- Paso 4
El inventario se mueve solo
Disponibles, asignados y saldo, con la fecha, el usuario y la observación de cada movimiento. Si no alcanza, la plataforma no deja asignar.
- Paso 5
Queda el rastro del envío
Se ve si el correo salió, si rebotó y por qué, y se puede reenviar con los documentos ya asignados sin rehacer nada.
Y el tablero de todo eso
Solicitudes pendientes, asignadas en el período, valor entregado, stock disponible y aviso de stock bajo, con las asignaciones por punto de redención.
Puntos de redención
Cada punto con su dirección y su cobertura, y con los productos que se pueden redimir allí.
Entregas masivas
Un asistente para entregar el mismo beneficio a muchas personas: producto, punto, personas y unidades por persona, con el aviso si el inventario no da.
Un PDF por unidad
Los productos que lo necesitan llevan su documento por unidad, el bono o la boleta, y cada uno se entrega una sola vez.
Votar es un campo más del formulario
La tarjeta de votación se arma como cualquier otro campo: cada opción con su nombre, su descripción, su foto y su grupo, para elegir plancha, junta o comité.
El voto puede ser anónimo
Si lo activa, ni en los registros ni en el detalle se ve qué votó cada quien. Solo quedan los resultados agregados.
Lo que esto no es
No es una sala de asamblea con transmisión en vivo ni con cálculo de quórum. Es la votación, dentro del formulario que la entidad ya sabe usar.
Lo que se ve cuando cierra la votación
- Total de votos y cuántos formularios se llenaron
- El porcentaje de participación, calculado solo
- Cada opción con sus votos y su porcentaje
- El ganador por grupo, y el aviso cuando hay empate
- Una sola vez por persona, con el límite de diligenciamiento
- Antes de votar se puede exigir código de un solo uso y cotejo del documento de identidad
Lo que hay que poder demostrar
Una entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria no se juega solo la eficiencia: se juega poder mostrar la evidencia el día de una visita.
SARLAFT y listas restrictivas
La consulta hecha dentro del trámite, con quién la hizo, sobre qué documento y con qué resultado.
Ver la páginaFirma con validez legal
Certificado digital, sello de tiempo y la evidencia de identidad de cada firmante del pagaré.
Ver la páginaEl expediente del asociado
Radicación, series documentales y hasta la caja donde está el papel que ya existía.
Ver la páginaDónde viven los datos, con qué certificaciones y bajo qué reglas está en la página de seguridad y cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Esto reemplaza el software contable o el core financiero?
No. No lleva la contabilidad, la cartera ni los aportes. Es la capa de trámites que va por encima: los formularios que llena el asociado, los procesos que los aprueban, la firma y el expediente que queda. Convive con el sistema que ya use la entidad.
¿Se conecta con Balancoop?
Sí, si su entidad lo tiene contratado y nos entrega los datos de acceso. Desde la plataforma se consultan los asociados y los productos, y el perfil de cada asociado con sus beneficiarios, hijos, cargos y productos.
¿Cómo se controla que un asociado no pida dos veces el mismo auxilio?
El formulario admite un límite de cuántas veces la misma persona puede diligenciarlo por cada tantas horas, días, semanas o meses. Además el inventario del producto bloquea la asignación cuando no hay unidades disponibles.
¿Puede votar el asociado desde el celular?
Sí. El formulario se abre en el navegador desde cualquier dispositivo, y antes de votar se le puede exigir un código de un solo uso y el cotejo de su documento de identidad.
¿Sirve para una empresa que no es del sector solidario?
Sí, es la misma plataforma. Entre nuestros clientes hay industria, salud y servicios. Lo que cambia es el vocabulario de esta página: donde una cooperativa lee «asociado», una empresa lee «empleado», «cliente» o «proveedor».
Esta página explica cómo funciona la herramienta. No es asesoría legal.
Traiga el trámite que hoy le toma más tiempo
Si es la vinculación, el auxilio o la votación, lo montamos delante de usted con los datos de su entidad.