Un formulario que no se acaba cuando alguien le da enviar
Recoger datos lo hace cualquiera. Lo difícil viene después: que eso llegue a la persona correcta, que alguien lo apruebe, que se firme, que se pueda consultar y que quede el rastro. Aquí el formulario es el comienzo del trámite, no un archivo de Excel que se llena solo.
Enviar es el principio
Lo primero que se decide de un formulario no es qué campos lleva: es qué pasa cuando alguien lo manda. Hay dos caminos y se escogen con un interruptor.
Genera radicado y dispara un proceso
El envío abre un radicado con su tipo, su serie y su subserie, su origen y su destino, y arranca el proceso que usted definió. Si le conviene, el propio formulario deja que quien lo diligencia escoja a qué proceso entra, y quien radicó puede seguir su trámite desde fuera sin llamar a nadie.
Modo registro
No abre radicado ni dispara nada: solo capta. Sirve para inscripciones, encuestas y registros de asistencia. Puede pedir documento y nombre de quien responde, y un correo para que después consulte lo que quedó registrado.
Y en ese mismo envío, sin que nadie mueva un dedo
- Salen los correos de aviso, a las direcciones que usted defina y con el asunto y el mensaje que usted escriba
- Cada firmante recibe su enlace por correo, SMS o WhatsApp, y el documento se firma con validez jurídica
- Se avisa a sus sistemas por webhook, con la URL y el método HTTP que configure
- Queda el PDF del formulario diligenciado, con el logo y los colores de la entidad
- La opción elegida en un campo etiqueta el radicado sola, y si las opciones son excluyentes, corregirla después retira la etiqueta anterior
Lo que el formulario comprueba antes de dejarlo pasar
Un dato mal digitado o una cédula que no corresponde cuesta semanas de ida y vuelta. Casi todo eso se puede atajar en el momento de llenarlo.
La IA compara lo digitado contra el documento adjunto
Usted elige qué campos se contrastan contra el archivo que suba la persona y escribe con sus palabras qué se debe verificar. La revisión devuelve, campo por campo, qué decía el formulario, qué decía el documento, si coinciden y por qué, con un nivel de confianza. También puede exigir que el adjunto sea el tipo de documento que se pidió y no otro.
- Puede bloquear el envío cuando no coincide, y decírselo a quien está llenando el formulario
- O correr en silencio: la persona no ve nada y el resultado queda en el radicado para quien lo va a tramitar
- Si la entidad agota su cupo de IA, la validación se omite y el envío sigue: un límite nuestro no puede dejar a nadie sin radicar
Que sea quien dice ser
Foto del documento de identidad y, si se configura, video del rostro con prueba de vida. El número que usted ya tiene se compara con el del documento que fotografíe.
Que el celular sea suyo
Un código de un solo uso al número digitado, como condición del campo. Sin el código, ese dato no queda validado.
Que sea asociado activo
El formulario puede exigir que quien lo diligencia esté activo en la entidad, y consultar sus antecedentes antes de dejar seguir.
Que no se equivoque ni repita
Un campo que confirma el valor de otro, campos obligatorios y de solo lectura, y un tope de cuántas veces la misma persona puede diligenciarlo.
La consulta en listas restrictivas y la evidencia de identidad de cada firmante están explicadas en listas restrictivas y en firma electrónica.
Veintiséis tipos de campo, y ninguna línea de código
Páginas, secciones, filas y columnas. Se arrastra, se duplica y se reordena en el navegador, y se previsualiza en escritorio, tableta y teléfono antes de publicar.
Los de siempre
Texto, número, fecha, hora, correo electrónico, teléfono, editor de textos, listas de selección, listas dependientes y opciones de chequeo único o múltiple.
Documentos e imágenes
Documento adjunto, con varios archivos y un máximo por campo; imagen insertada por quien diligencia, imagen fija y contenido fijo para las instrucciones.
Firma e identidad
Firma electrónica, firma virtual, espacio para huella, validación de identidad y aceptación de términos y condiciones.
Los que casi nadie tiene
Lista tipo tabla, tarjeta de votación, solicitud de beneficio, calificación de estrellas, calificación en escala y campo predefinido de radicación.
Campos que aparecen según la respuesta
Un campo se muestra dependiendo de lo que se haya contestado en otro, y una lista filtra sus opciones según la lista de la que dependa. El formulario largo solo se le hace largo a quien le corresponde.
Tablas que calculan
Una columna se calcula con una fórmula sobre las demás, por ejemplo el subtotal por el IVA, y otra se totaliza al pie. Las filas se pueden llenar desde un Excel o un CSV, con el reporte de qué fila y qué columna vinieron mal.
Formularios que califican
Marque la respuesta correcta y cuántos puntos vale, fije la nota mínima y decida si al final se le muestra el puntaje, y si se le dice en cuáles acertó. Una inducción o una evaluación de proveedores deja de calificarse a mano.
Quién lo ve, hasta cuándo y qué cambió
Quién puede qué
Por dependencia y por usuario, separado: puede editar, puede diligenciar, puede ver los registros.
Hasta cuándo
Disponible en todo momento, o entre una fecha de apertura y una de cierre. Se acabó el «ya cerró la convocatoria» por correo.
Por dónde llega
Enlace público, código QR para abrirlo en otro dispositivo, o el código para incrustarlo en su propio sitio web.
Qué cambió y quién lo cambió
Historial con la creación, la actualización y la eliminación de cada elemento, con su usuario y su fecha. Más consecutivo propio y número de versión visible.
Los datos no se quedan en el formulario
- Los registros en una tabla que se agrupa arrastrando una columna, se filtra y se busca
- Exportación a Excel de lo que está viendo, con los filtros puestos, y descarga en PDF de cada registro
- Los formularios organizados en carpetas, con cuántos van diligenciados, en trámite, tramitados y cancelados
- Búsqueda en lenguaje natural: pregunte como le hablaría a un compañero y el sistema la traduce a filtros
- Reportes de formularios diligenciados por fecha y de registros por formulario
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de Google Forms o de un Typeform?
En lo que pasa cuando alguien envía. Allá queda una fila en una hoja de cálculo. Aquí se abre un radicado con su responsable y sus tiempos, arranca un proceso, salen los correos a firmar, se avisa a sus sistemas por webhook y queda un expediente que se puede auditar. Si lo único que necesita es una encuesta, esas herramientas son más baratas y lo decimos sin problema.
¿Hay que programar algo?
No. El formulario se arma en el navegador con páginas, secciones, filas y columnas, y quien lo monta no necesita conocimientos técnicos. Lo único que toca código es el webhook, si decide usarlo, y ese código va del lado de su sistema.
¿Se puede usar solo para captar datos, sin proceso?
Sí. Es el modo registro: el formulario no genera radicado ni dispara nada. Puede pedir documento y nombre de quien responde, y un correo para que después consulte lo que registró.
¿Qué pasa si se acaba el cupo de inteligencia artificial?
El formulario sigue funcionando. La validación con IA se omite y el envío continúa: un límite administrativo nuestro no puede dejar a su asociado sin poder radicar.
¿Se puede insertar el formulario en mi página web?
Sí, con el código que entrega el constructor, siempre que el formulario esté marcado como visible al público. También queda un enlace directo y un código QR.
Mejor que se lo contemos con el suyo
Traiga el formato que hoy circula en PDF o en papel y lo montamos delante de usted, con su proceso detrás.